先月号の本コラムでも触れさせて頂きましたが、いよいよマイナンバー法に基づく制度運用が来年１月から開始されます。特に最近になって、新聞紙上においてもマイナンバーに関する記事をよく目にするようになってきました。

もっとも、マイナンバーの運用開始が近づいていると言われても、具体的に何をすればよいのかは皆目見当がつかなかったり、イメージができない方も多いかと思います。７月２３日にマイナンバーのセミナーを開催させて頂くこととしたのも、まさにそのような悩みを解決して頂くためであります。そこで、本コラムでは注意すべき点を簡単にまとめさせて頂きます。

第１に、マイナンバーの目的外利用が禁止されているという点です。マイナンバーは、来年の運用開始段階では、社会保障・税・防災の各分野における事務に限定され、かつ必要な限度でのみ利用できるとされており、その他の目的での利用は禁止されております。マイナンバーを手にした瞬間から、何の目的に用いるのか非常に注意を要します。

第２に、法に規定する場合を除き、他人や他企業にマイナンバーの提供を求めることが禁止されているという点です。第１の注意点にも共通することですが、マイナンバー情報を従業員より取得する際には、それを活用する業務が、法が予定するマイナンバーの活用対象となる業務なのか否かの判断が非常に重要です。万一、法に規定された業務以外でマイナンバーを受け付けた場合は、返却や廃棄等の対応が必要となります。

第３に、本人がマイナンバー情報を取得する際には、必ずその者が本人であることを確認しなければならないという点です。その際は、「本人が実在するのか」という点と「番号が正しいものなのか」という点の確認が必要となります。これらの確認はいったいいつどのように行えばいいかという問題もあります。

第４に、企業がマイナンバーを取り扱う際には、漏洩、滅失又は毀損の防止その他適切な管理のための必要な措置を講じる必要があり、情報の安全管理対策が必要となります。特に、近時は個人情報の漏洩問題が各所でクローズアップされておりますが、もはやこの問題はマイナンバーの運用開始により全法人・全事業主・全従業員が他人事で済ますことのできない問題になります。

これからの企業は様々な手続や部署でマイナンバーの取扱いをせざるを得ないため、マイナンバーに対する知識を事前に取得しておくことが是非とも必要となります。